Hướng dẫn gia hạn hợp đồng làm việc tại Nhật Bản cho thực tập sinh và lao động Việt Nam

Sau khi hoàn thành thời gian hợp đồng đầu tiên, nhiều thực tập sinh và người lao động Việt Nam tại Nhật có nguyện vọng gia hạn hợp đồng để tiếp tục làm việc, tích lũy thêm kinh nghiệm và thu nhập. Tuy nhiên, quy trình này cần tuân thủ đúng quy định của chương trình thực tập kỹ năng cũng như luật lao động Nhật Bản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn hiểu rõ điều kiện, thủ tục và những lưu ý quan trọng khi gia hạn hợp đồng.

1. Khi nào cần gia hạn hợp đồng?

Hầu hết các chương trình thực tập sinh kỹ năng tại Nhật Bản có thời hạn từ 1 đến 3 năm. Sau khi hoàn thành hợp đồng, người lao động có thể:

• Gia hạn thêm thời gian làm việc với cùng doanh nghiệp (nếu được chấp thuận).
• Chuyển sang chương trình kỹ năng đặc định (Tokutei Gino) để làm việc lâu dài hơn, lên đến 5 năm.
• Trở về Việt Nam và có thể quay lại Nhật theo diện khác nếu đủ điều kiện.

Việc gia hạn hợp đồng thường được thực hiện khi người lao động có thái độ tốt, tuân thủ nội quy và doanh nghiệp có nhu cầu tiếp nhận lâu dài.

2. Điều kiện để được gia hạn hợp đồng

Không phải ai cũng có thể tự động gia hạn hợp đồng. Để được xem xét, bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Đã hoàn thành đúng thời hạn hợp đồng và không vi phạm nội quy, kỷ luật.
• Được doanh nghiệp tiếp nhận và nghiệp đoàn đồng ý.
• Có kết quả đánh giá tay nghề và năng lực đạt yêu cầu.
• Có sức khỏe tốt và đủ khả năng tiếp tục công việc.
• Không vi phạm quy định cư trú, không bị cảnh cáo từ Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản.

3. Quy trình gia hạn hợp đồng tại Nhật Bản

Quy trình gia hạn hợp đồng bao gồm nhiều bước, do nghiệp đoàn và doanh nghiệp hỗ trợ. Dưới đây là quy trình tổng quát mà người lao động cần nắm rõ:

• Bước 1: Doanh nghiệp tiếp nhận trao đổi với người lao động về mong muốn gia hạn hợp đồng.
• Bước 2: Nghiệp đoàn tiến hành đánh giá năng lực và kiểm tra điều kiện hợp pháp.
• Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ gia hạn tư cách lưu trú (visa) tại Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản.
• Bước 4: Nộp hồ sơ và chờ kết quả xét duyệt, thường từ 2–6 tuần.
• Bước 5: Ký hợp đồng mới và tiếp tục làm việc khi được cấp phép.

4. Hồ sơ cần thiết để gia hạn hợp đồng

Các giấy tờ thường được yêu cầu khi thực hiện thủ tục gia hạn bao gồm:

• Hộ chiếu và thẻ lưu trú (Residence Card) hiện tại.
• Đơn xin gia hạn tư cách lưu trú (do nghiệp đoàn hoặc doanh nghiệp hỗ trợ điền).
• Hợp đồng lao động mới ký giữa người lao động và doanh nghiệp tiếp nhận.
• Giấy chứng nhận tình trạng làm việc và thu nhập trong thời gian qua.
• Giấy xác nhận sức khỏe (nếu được yêu cầu).
• Ảnh thẻ mới nhất (3×4 cm, nền trắng hoặc xanh nhạt).

5. Thời gian và chi phí gia hạn

• Thời gian xét duyệt: khoảng 1–1,5 tháng tùy khu vực và hồ sơ.
• Lệ phí gia hạn visa: khoảng 4.000 yên (tương đương gần 700.000 VND).
• Thời gian gia hạn: thường là 1 hoặc 2 năm, tùy theo chương trình và hợp đồng.

6. Lưu ý quan trọng khi gia hạn hợp đồng

• Không để visa hết hạn trước khi nộp hồ sơ gia hạn, vì có thể bị coi là cư trú bất hợp pháp.
• Luôn thông qua nghiệp đoàn hoặc công ty phái cử khi làm hồ sơ.
• Không được tự ý chuyển việc nếu chưa hoàn tất thủ tục hoặc chưa có sự đồng ý chính thức.
• Chuẩn bị hồ sơ sớm (ít nhất 1–2 tháng trước khi hết hạn hợp đồng).

7. Kết luận

Gia hạn hợp đồng tại Nhật Bản là cơ hội để người lao động Việt Nam tiếp tục phát triển nghề nghiệp, tăng thu nhập và tích lũy thêm kinh nghiệm quý báu. Việc chuẩn bị kỹ hồ sơ, hiểu rõ quy trình và tuân thủ pháp luật là yếu tố quan trọng giúp quá trình diễn ra suôn sẻ, an toàn và hợp lệ.